Các bước lên kế hoạch khai trương chi tiết nhất

Khai trương công ty đầu năm là một sự kiện có ý nghĩa quan trọng với doanh nghiệp để khởi đầu cho một năm đầy thành công và thịnh vượng. Tuy nhiên, để tránh những sai lầm đáng tiếc có thể xảy ra, doanh nghiệp cần lưu ý các vấn đề sau để đảm bảo công tác chuẩn bị và tổ chức được diễn ra một cách tốt nhất.

1. Doanh nghiệp cần lưu ý gì khi tổ chức sự kiện khai trương công ty?

Chịu ảnh hưởng từ văn hóa truyền thống Á Đông, sự kiện khai trương đầu năm ở Việt Nam cũng có sự khác biệt so với các nước khác. Do đó, doanh nghiệp khi tổ chức sự kiên khai trương đầu năm cần lưu ý một số vấn đề sau đây.

• Chọn ngày khai trương văn phòng

Ông bà xưa có câu “Có thờ có thiên, có kiêng có lành” . Khi tổ chức khai trương công ty hoặc văn phòng, bạn nên chọn ngày khai trương phù hợp. Thông thường, để chọn ngày, bạn có thể tham khảo thông tin ngày giờ tốt trong năm trên các trang tử vi hoặc bạn có thể nhờ các thầy phong thủy lựa chọn ngày giờ thích hợp với cung mệnh của mình. Việc lựa chọn được ngày giờ khai trương phù hợp với cung mệnh chủ văn phòng, sẽ đem đến một năm kinh doanh may mắn, phát triển.

• Chuẩn bị mâm đồ cúng khai trương tươm tất

Đối với một số chủ doanh nghiệp, trong dịp khai trương đầu năm thường sẽ chuẩn bị một mâm cúng với quan niệm mâm cúng khai trương đầy đủ lễ vật để mang đến khởi đầu thuận lợi và sự may mắn đầu năm mới cho công ty. Đối với mâm đồ cúng công ty, bạn có thể tự tay mình chuẩn bị hoặc dịch vụ có sẵn để thuận tiện hơn. Một mâm đồ cúng tốt không cần thiết phải quá cầu kỳ nhưng cần có đầy đủ những lễ quan trọng như : hoa , trái cây, xôi, chè, trầu cau, … Điều quan trọng nhất vẫn là tâm ý và thành ý của người cúng khai trương đầu năm.

• Trang hoàng lại văn phòng công ty

Một văn phòng làm việc sạch sẽ, thoáng mát, bắt mắt, sẽ góp phần tạo một môi trường làm việc đầu năm với nhiều cảm hứng và sáng tạo. Thêm một chút không gian xanh mát, hay thay đổi màu sắt mới lạ,….những sự thay đổi nho nhỏ sẽ mang lại cảm hứng và hiệu quả làm việc tốt hơn.

2. Doanh nghiệp cần chuẩn bị gì cho sự kiện khai trương công ty

Tết âm lịch là một trong những sự kiện lớn có ý nghĩa quan trọng trong đời sống của người Việt. Do vậy mà khoảng thời gian sau tết là khoảng thời gian khá bận rộn với những công việc bộn bề sau một thời gian dài nghỉ lễ. Vì thế, để tiết kiệm thời gian và tránh những sai sót trong quá trình tổ chức kiện, doanh nghiệp nên chọn dịch vụ từ các công ty tổ chức sự kiện có uy tín. Tuy nhiên vẫn đ1ong vai trò giám sát và phối hợp tổ chức, trong đó cần lưu ý các hạng mục sau đây.

• Thiết kế background và photocorner lễ khai trương

Background và khu vực chụp ảnh (photocorner) của buổi lễ cần được thiết kế đặc biệt, thể hiện được ý nghĩa của sự kiện và văn hóa của công ty. Sau đó cần được in ấn và dựng ở cạnh cổng chào để khách mời và ban tổ chức có thể cùng nhau lưu giữ lại những kỉ niệm đẹp bằng những tấm ảnh trong buổi lễ khai trương đầu năm.

• Thi công cổng chào và sân khấu sự kiện

Hình thức của buổi lễ luôn là một yếu tố quan trọng và quyết định rất nhiều đến sự thành công của buổi lễ khai trương. Các công ty, doanh nghiệp khi thực hiện tổ chức lễ khai trương nên chú ý đến những chi tiết mang tính hình thức như cổng chào, không gian tổ chức và sân khấu.

Những thiết bị này phải được trang trí, chuẩn bị rất kỹ lưỡng, phù hợp với nội dung và mục đích của buổi lễ. Nên trang trí cổng chào, sân khấu theo phong cách của công ty với những màu sắc đặc trưng của tập thể để tạo dấu ấn rõ nét cho mọi người.

• Chuẩn bị âm thanh, ánh sáng cho sự kiện

Các thiết bị, phương tiện để thực hiện chương trình. Như âm thanh, ánh sáng cần phải được chuẩn bị một cách cẩn thận nhất.Bên cạnh đó, để sự kiện được ấn tượng hơn, doanh nghiệp nên sử dụng thêm màn hình led cho sân khấu thêm phần phong phú và đặc sắc. Với màn hình led, các công ty, doanh nghiệp có thể trình chiếu các hình ảnh, clip bất kì liên quan đến công ty của mình. Để quảng cáo, truyền bá đến khán giả dễ dàng hơn.

• Cắt băng khai trương

Cắt băng khai trương là một hoạt động không thể thiếu trong quy trình tổ chức lễ khai trương. Các công ty, doanh nghiệp phải chuẩn bị những dải băng khánh thành màu đỏ và đặt sẵn sàng, trao cho PG để họ có thể đưa lên cho các khách mời cùng chủ công ty cắt băng khánh thành, chào mừng và đánh dấu hoạt động của công ty.

• Đội ngũ nhân sự cho sự kiện

Nhân sự cho sự kiện ngoài ban tổ chức bao gồm các nhân sự trực tiếp của công ty tổ chức sự kiện và nhân sự hỗ trợ từ doanh nghiệp thì còn có một phận khác cũng đóng trò không kém phần quan trọng. Đầu tiên phải có đến trong bất kì sự kiện nào là MC và PG.

MC là người điều phối các hoạt động trên sân khấu trong suốt chương trình. Đối với sự kiện khai trương đầu năm, doanh nghiệp thường có xu hướng lựa chọn các MC với lối dẫn vui tươi, rộn ràng, truyền cảm hứng như MC Bình Minh, MC Minh Ngọc, MC Đức Hiếu, …

Liên quan đến việc tiếp đón khách và hỗ trợ công tác hậu cần trên sân khấu là PG. Nhiệm vụ của PG trong lễ khai trương bao gồm đó khách,chuẩn bị cắt băng khánh thành, chuẩn bị hoa quà cho các nhà đầu tư, nhà tài trợ…

Ngoài ra, để sự kiện thêm phần sinh động và thu hút, doanh nghiệp nên có thêm Mascot và tiết mục múa lân sư rồng tạo nên một bầu không khí sôi nổi, hào hùng, hừng hực khí thế trong ngày khai trương.

• Điều phối sự kiện

Trong sự kiện khai trương công ty đầu năm, quan trọng nhất vẫn nhân sự điều phối. Bởi họ chính là những người nắm toàn bộ mạch chương trình và điều phối hoạt động của các khâu, bộ phận để buổi lễ khai trương công ty diễn ra suôn sẻ, thành công.

Việc điều phối sự kiện đòi hỏi phải có sự phối hợp chặt chẽ giữa các bộ phận đồng thời linh hoạt trong xử lý các tình huống bất ngờ phát sinh. Doanh nghiệp nên lựa chọn những công ty tổ chức sự kiện khai trương có uy tín để thực hiện chương trình.