Quy trình tổ chức ngày hội gia đình cho công ty thật ý nghĩa

Mỗi công ty, doanh nghiệp sở hữu quy mô, tính chất khác nhau, nhưng để tổ chức ngày hội gia đình thành công, ấn tượng người ta thường sử dụng mẫu quy trình tổ chức ngày hội gia đình chi tiết, cụ thể dưới đây.

Có ý nghĩa đặc biệt trong việc xây dựng văn hóa doanh nghiệp, tổ chức ngày hội gia đình cho công ty, doanh nghiệp được xem là cách làm tôn vinh truyền thống gia đình và cũng là dịp để các cơ quan, doanh nghiệp gửi lời tri ân cán bộ, nhân viên cùng gia đình của họ.

Trong chương trình Ngày hội gia đình thường bao gồm rất nhiều hoạt động vui chơi, sinh hoạt giữa các gia đình với nhau. Tuy nhiên, một phần không thể thiếu trong kịch bản đó là chương trình Gala Lunch hay Gala Dinner (tùy theo thời lượng chương trình hay theo yêu cầu của doanh nghiệp) sẽ được tổ chức, là lúc để tất cả các thành viên cũng nhìn lại những giá trị đã qua. Đây là khoảng thời gian tuyệt vời để mọi người vui vẻ nói chuyện với nhau, tạo dựng các mối quan hệ, giúp cho các thành viên trong công ty đến gần nhau hơn. Các trò chơi Ngày hội gia đình vui nhộn cùng với cơ hội giao lưu, làm quen với các gia đình khác chắc chắn sẽ khiến mọi người tham gia cảm thấy thoải mái, vui vẻ và hài lòng

Để lên kế hoạch tổ chức Ngày hội gia đình, việc đầu tiên cần làm là lên kịch bản tổ chức chương trình. Việc này không những tốn rất nhiều thời gian và công sức mà còn đòi hỏi phải có kinh nghiệm tổ chức sự kiện. Chính vì vậy, để đảm bảo mọi việc diễn ra tốt đẹp nhất, các công ty thường thuê đơn vị tổ chức sự kiện đảm nhận toàn bộ các khâu chuẩn bị cho chương trình Ngày hội gia đình.

1. Xây dựng ý tưởng tổ chức ngày hội gia đình

Việc đầu tiên trong sự kiện tổ chức ngày hội gia đình là lên ý tưởng, chủ đề thực hiện xuyên suốt cho sự kiện. Từ đó, người tổ chức sự kiện mới có thể lên kế hoạch, triển khai các bước tiếp theo.

Bên cạnh đó, ý tưởng tổ chức ngày hội gia đình kết hợp cùng tổ chức team building ngoài trời được đánh giá là xu hướng tổ chức family day mới mẻ nhất hiện nay. Cách làm này không chỉ giúp các thành viên gia tăng sự gắn kết, cải thiện khả năng thấu hiểu, trau dồi các kỹ năng mà còn mang đến những giờ phút thư giãn nghỉ ngơi thoải mái hiếm có.

2. Lên nội dung tổ chức sự kiện ngày hội gia đình

Sau khi xác định chủ đề, ý tưởng tổ chức sự kiện ngày hội gia đình, bao gồm mục đích chính, và những mục đích kèm theo thì công việc tiếp theo chính là xây dựng nội dung tổ chức ngày hội gia đình chi tiết, cụ thể để công tác thực hiện đáp ứng đúng mục đích đã đạt ra.

Đặc biệt trong phần này, với tính chất là tổ chức ngày hội gia đình – family day thì khi kịch bản tổ chức ngày hội gia đình cần có các nội dung liên kết giữa bố mẹ và con cái, hoặc nội dung có sự trao đổi kinh nghiệm giữa các gia đình,…

Hơn nữa, nội dung tổ chức ngày hội gia đình cần đảm bảo sự lịch sự, tính vui tươi, tránh sử dụng các tiết mục quá táo bạo bởi sẽ có nhiều độ tuổi tham gia trong sự kiện này.

3. Xác định thời gian & địa điểm tổ chức ngày hội gia đình

Nếu được bạn hãy chọn đúng ngày 28/6 – ngày Gia đình Việt Nam để tổ chức event ngày hội gia đình cho công ty. Tuy nhiên nếu điều kiện không cho phép thì bạn hãy lựa chọn ngày gần với ngày đó, và nên chọn thời điểm tổ chức ngày hội gia đình vào cuối tuần.

Về địa điểm tổ chức ngày hội gia đình, bạn có thể dựa vào quy mô sự kiện, số lượng khách tham dự, hoặc mục đích sự kiện ngày hội gia đình để chọn địa điểm phù hợp.

4. Dự kiến đơn vị tổ chức ngày hội gia đình

Bạn hãy lựa chọn công ty tổ chức sự kiện uy tín giàu kinh nghiệm, sở hữu đội ngũ nhân sự tổ chức sự kiện chuyên nghiệp, và nhất là sự hợp tác phối hợp, hỗ trợ tốt từ A-Z để bạn có một sự kiện thành công.

Ngoài ra đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp là đơn vị có khả năng đưa ra các phương án dự phòng trong mọi trường hợp. Và AZPARTY với kinh nghiệm nhiều năm  năm trong lĩnh vực trang trí, tổ chức sự kiện & team building, với đội ngũ nhân sự sự kiện chuyên nghiệp, nhiệt tình, trách nhiệm xứng đáng là sự lựa chọn phù hợp nhất dành cho bạn.

5. Dự trù ngân sách tổ chức family day

Dự trù kinh phí cho ngày hội gia đình của công ty, cơ quan trước khi tổ chức là việc làm cần thiết. Bạn nên cân nhắc tổ chức sự kiện sao cho đảm bảo quy mô, chất lượng nhưng vẫn phù hợp với ngân sách tổ chức sự kiện. Kinh phí là những khoảng chi phí liên quan đến dịch vụ mà doanh nghiệp bạn sử dụng trong chương trình. Có thể kể đến ở đây như : xe du lịch đưa đón nhân viên di chuyển từ công ty đến địa điểm tổ chức, vé vào cổng khu vực chơi, phí thuê địa điểm , âm thanh tổ chức, thuê hội trường gala, chi phí ăn bữa chính ( trưa hoặc tối ),  ngoài ra còn có các phần chi phí dịch vụ khác như chi phí bảo hiểm du lịch, nước uống …. Trung bình  phần chi phí cho dịch vụ sẽ chiếm khoảng 50 – 70% trên tổng chi phí của một chương trình tùy theo mức dịch vụ mà doanh nghiệp mong muốn lựa chọn. 

Do tính đa dạng của các chương trình ngày hội gia đình do vậy, hầu như không có một khoảng kinh phí cố định chung  nào cho các hoạt động củ chương trình mà chủ yếu các công ty tổ chức sự kiện sẽ dựa vào thông tin của khách hàng từ đó xây dựng mức kinh phí tổ chức chương trình phù hợp. Hãy liên hệ với chúng tôi để cảm nhận một chương trình ngày hội gia đình hiệu quả và phù hợp với “túi tiền” của doanh nghiệp bạn.

6. Kịch bản tổ chức chương trình tổ chức ngày hội gia đình

Để sự kiện ngày hội gia đình được tổ chức ấn tượng, độc đáo và mang lại hiệu quả nhiều nhất cho doanh nghiệp thì cần rất nhiều thời gian chuẩn bị cũng như kinh nghiệm chuyên môn phải thật tốt.

AZPARTY xin gợi ý với bạn đọc một vài mẫu kịch bản hay cho sự kiện ngày hội gia đình trở nên độc đáo:

Trò chơi teambuilding: trò chơi teambuilding dành cho gia đình nhỏ, mọi người cùng gắng sức để thực hiện, để chơi trò chơi như vậy sẽ tạo được niềm vui, tình cảm gắn bó, yêu thương của các thành viên trong gia đình.

Hội chợ gia đình: mỗi gia đình sẽ cùng nhau dựng trại, gian hàng để bán hàng. Hội chợ là nơi các bố mẹ dạy các bé kỹ năng chọn hàng, bán hàng, tính toán… tạo dựng cho bé tính tự lập.

Hội cờ: dành cho các cụ ông, giải trí giao lưu. Các hoạt động rèn luyện sức khỏe nhẹ nhàng cho các ông, bà.

Tiệc gala cho sự kiện

Kết thúc sự kiện nên là chương trình tiệc gala; để dành thời gian cho mọi người cùng nhau trò chuyện, chia sẻ tâm sự

Diễn biến của buổi gala thường gồm các phần:

+ phần lễ: phát biểu của đại diện công ty; lý do tổ chức sự kiện

+ Tiết mục trao giai thưởng

+ clip trình chiếu những hình ảnh đẹp về các sự kiện truyền thông nội bộ và sự kiện giao lưu trong năm

+ chương trình giao lưu văn nghệ, ca hát của các gia đình, các cháu nhỏ.

Bên cạnh việc tổ chức sự kiện ngày hội gia đình, AZPARTY còn kết hợp các sự kiện với nhau để tiết kiệm chi phí và đạt hiệu quả: kết hợp ngày hội gia đình với lễ tổng kết cuối năm hay với lễ kỷ niệm thành lập công ty…

Có rất nhiều đầu việc nhỏ nhặt cần thiết và chi phí có thể bị đội lên rất nhiều từ những dịch vụ phát sinh. Tuy nhiên, với nhiều năm kinh nghiệm tổ chức sự kiện và mối quan hệ thân thiết với các đối tác cung cấp, AZPARTY event tự tin là đơn vị tổ chức sự kiện hàng đầu với chi phí hợp lý nhất, chỉ cung cấp đúng và đủ các nội dung cần thiết cho sự kiện của bạn.

Trên đây là gợi ý của AZPARTY, chúng tôi mong rằng với gợi ý trên kết hợp cùng với tính chất, quy mô của cơ quan, doanh nghiệp, bạn sẽ có một chương trình ngày hội gia đình thành công và ấn tượng. Nếu cần hỗ trợ về ý tưởng cũng như đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp, uy tín với chí phí hợp lý hãy liên hệ với AZPARTY ngay hôm nay để được tư vấn.