Kịch bản tổ chức khai trương mang lại hiệu quả cao cho doanh nghiệp

Sự kiện khai trương là sự kiện rất quan trọng đối với bất kỳ một tổ chức, doanh nghiệp hay là một hộ kinh doanh gia đình…mới bắt đầu kinh doanh. Chính vì có tầm quan trọng và ý nghĩa như thế nên việc tổ chức lễ khai trương cần được chuẩn bị tỉ mỉ và kĩ càng từ khâu lên kế hoạch, kịch bản cho đến khâu tiến hành tổ chức sự kiện. Bài viết dưới đây của AZparty sẽ cung cấp cho bạn những thông tin như kế hoạch cần có những hạng mục gì và kịch bản khai trương ra sao.

1. Lập kế hoạch tổ chức khai trương cụ thể và rõ ràng

Khi tổ chức bất cứ một sự kiện nào không chỉ riêng sự kiện tổ chức khai trương, bạn luôn phải chuẩn bị và lên kế hoạch, kịch bản từ trước. Điều này đảm bảo sự kiện diễn ra suôn sẻ và đạt được hiệu quả mà doanh nghiệp, tổ chức đã đề ra. Đối với sự kiện khai trương, một bản kế hoạch hay kịch bản cần:

1.1. Lựa chọn thời gian tổ chức lễ khai trương

Theo phong tục của người Việt Nam, khi bạn muốn làm một việc gì đó mang tính trọng đại và có ý nghĩa to lớn thì bạn cần lựa chọn ngày và giờ hoàng đạo phù hợp. Khi lên kế hoạch, kịch bản tổ chức lễ khai trương bạn cũng nên lựa chọn những ngày tốt trong tháng (chú ý tránh những ngày, giờ xấu). Trong làm ăn kinh doanh, phong thủy đóng 1 vai trò nhất định nên bạn cũng có thể tra cứu trên mạng, tìm hiểu những ngày tốt, sao tốt phù hợp để làm lễ khai trương.

Lựa chọn thời gian tổ chức khai trương luôn là bước đầu tiên

1.2. Lên danh sách khách mời tham dự sự kiện khai trương

Việc lựa chọn khách mời tham dự sự kiện cũng đóng vai trò quan trọng. Khi chọn lọc được khách mời tham dự bạn sẽ dễ dàng trong việc lựa chọn thời điểm tổ chức để thuận tiện cho các khách mời hơn. Các khách mời có thể là các đối tác quan trọng, ban hội đồng quản trị và một số người nổi tiếng (nếu cần). Sự góp mặt của người nổi tiếng sẽ có ảnh hưởng nhất định đến kết quả truyền thông ngày khai trương của doanh nghiệp. Việc ban tổ chức nắm rõ danh sách các khách mời sẽ giúp dễ dàng trong việc xây dựng kịch bản khai trương và chuẩn bị tiếp đón một cách chu đáo.

Khách mời của sự kiện có thể là các đối tác quan trọng, các cán bộ nhân viên và một số người có tầm ảnh hưởng 

1.3. Quyết định địa điểm tổ chức lễ khai trương

Thông thường, lễ khai trương sẽ được lên kịch bản tổ chức ngay tại địa điểm kinh doanh của các doanh nghiệp. Việc này giúp thuận tiện cho việc di chuyển của các khách mời cũng như giúp doanh nghiệp tiết kiệm được một khoản chi phí. Ngoài ra, nếu tổ chức lễ khai trương ngay tại nơi kinh doanh của doanh nghiệp sẽ giúp giới thiệu cơ sở làm việc, kinh doanh đến các khách mời. Góp phần truyền thông, quảng bá doanh nghiệp một cách hiệu quả hơn.

Lựa chọn địa điểm tổ chức là bước không thể thiếu trong tổ chức khai trương

2. Kịch bản tổ chức sự kiện khai trương hiệu quả và thành công 100%

Sau khi đã lên kế hoạch khai trương cụ thể và rõ ràng các bước, điều quan trọng tiếp theo bạn cần làm đó là xây dựng 1 kịch bản hoàn hảo cho sự kiện. Theo kinh nghiệm của AZparty thì để tiến hành bước xây dựng kịch bản, bạn cần chuẩn bị và hoàn tất các hạng mục trước khi sự kiện khai trương diễn ra.

Kịch bản khai trương càng chi tiết, sự kiện càng diễn ra thuận lợi

2.1. Những việc cần chuẩn bị trước ngày lễ khai trương diễn ra

Trước khi tiến hành lên kịch bản và chạy sự kiện khai trương, bạn cần phải hoàn thành các hạng mục như:

• Lựa chọn chủ đề, concept cho sự kiện khai trương
• Thiết kế, in ấn các băng rôn, banner, cờ treo để tuyên truyền cho sự kiện khai trương
• In tờ rơi và phát thiệp mời cho các khách mời
• Set up, trang trí các hạng mục như background, cổng chào, lắp đặt sân khấu, chuẩn bị hệ thống âm thanh ánh sáng…
• Các dịch vụ và nhân sự hỗ trợ sự kiện như PG đón khách, MC dẫn chương trình, múa lân khai trương và các tiết mục biểu diễn nghệ thuật khuấy động không khí

Ngoài ra, việc xây dựng kịch bản MC dẫn chương trình cũng là một điều không thể thiếu trong lễ khai trương.

Tìm hiểu bài viết: Ý nghĩa quan trọng của phong tục múa lân khai trương

2.2. Kịch bản tiến hành tổ chức lễ khai trương

Sau khi chuẩn bị các hạng mục trang trí đâu vào đó, bạn sẽ thực hiện bước dựng kịch bản và cuối cùng là tổ chức sự kiện khai trương. Kịch bản khai trương càng cụ thể và chi tiết thì quá trình diễn ra sự kiện khai trương sẽ càng thuận lợi khả năng thành công sẽ càng cao.

Bước 1: Check – in đón khách mời

Đầu tiên, bạn cần bố trí các nhân sự PG, lễ tân đón khách mời tham dự sự kiện. Các bạn PG, lễ tân sẽ tiếp nhận thư mời, giúp khách chụp hình tại khu vực check – in của sự kiện. Sau đó sẽ hướng dẫn các khách mời ngồi đúng vị trí đã được sắp xếp theo kịch bản khai trương từ trước.

PG sẽ đón khách và hướng dẫn khách check - in

Bước 2: Tiết mục chào mừng

Sau khi các khách mời đã ổn định vị trí thì MC sẽ nói lời chào mừng và tuyên bố lí do của sự kiện khai trương. Sau đó các tiết mục múa lân sư rồng, văn nghệ biểu diễn làm nóng bầu không khí sẽ được bắt đầu. Việc này giúp tạo ấn tượng và thu hút các khách mời.

Tiết mục múa lân khai trương giúp khuấy động không khí tưng bừng

Bước 3: MC khai mạc và giới thiệu các cán bộ, thành viên của tổ chức, công ty

Sau khi đã khuấy động bầu không khí rộn ràng thì MC sẽ bắt đầu khai mạc sự kiện, giới thiệu các vị đại biểu, cán bộ trong doanh nghiệp. Tiếp đó sẽ giới thiệu về doanh nghiệp và chiếu video ngắn về doanh nghiệp (nếu có).

Đại biểu đại diện phía doanh nghiệp lên phát biểu lý do và nội dung của sự kiện

Sau khi đã giới thiệu doanh nghiệp xong thì MC sẽ mời các vị đại biểu, thành viên trong công ty, doanh nghiệp lên để phát biểu đôi lời. Bên cạnh đó cũng mời các vị khách mời tham dự để phát biểu cảm nghĩ. Điều này giúp sự kiện khai trương hiệu quả và lan truyền rộng rãi hơn đến các khách hàng.

Bước 4: Cắt băng khai trương

Cắt băng khai trương là một hoạt động không thể thiếu trong các buổi lễ khai trương. Với những sự kiện khai trương có quy mô lớn thì nghi lễ này càng không thể thiếu trong kịch bản khai trương. Trong phân đoạn này bạn có thể chuẩn bị thêm các tiết mục hỗ trợ như lắp đặt pháo hoặc bong bóng nổ khu vực sân khấu để tăng thêm sự trang trọng cho buổi lễ.

Cắt băng khai trương là một nghi thức cần thiết

Bước 5: Khách mời dùng tiệc teabreak

Sau khi đã hoàn thành xong các tiết mục trong kịch bản khai trương trên thì sẽ bắt đầu buổi tiệc teabreak cho các khách mời thư giãn cũng như có cơ hội giao lưu và trò chuyện. Teabreak có thể là một buổi tiệc được kết hợp giữa bánh ngọt và trà hoặc cà phê… Với thực đơn nhẹ nhưng sẽ góp phần giúp nạp năng lượng cho các khách mời. Đặc biệt là thể hiện sự tinh tế và chu đáo của doanh nghiệp.

Tiệc teabreak giúp khách mời thư giãn và giải lao

Bước 6: Kết thúc sự kiện khai trương

Trước khi hạ tiệc và kết thúc lễ khai trương thì bạn hãy để cho các khách mời cùng nhau chụp hình kỷ niệm với công ty nhé. Đây cũng là một bước quan trọng vì nó là bước tuyên truyền cũng như giúp quảng bá thương hiệu doanh nghiệp rộng rãi hơn.

Toàn thể mọi người trong sự kiện chụp ảnh kỷ niệm sau chương trình

Đọc thêm: Kinh nghiệm tổ chức khai trương chi tiết từ A - Z

3. AZparty – công ty tổ chức sự kiện uy tín và chuyên nghiệp

Sự kiện khai trương không giống với các sự kiện thôi nôi hay sinh nhật khác. Vì thế, kịch bản tổ chức sự kiện khai trương đòi hỏi sự chỉnh chu, trang trọng và tỉ mỉ từng chi tiết dù là nhỏ nhất. Vì lễ khai trương được xem như là một hoạt động bắt đầu một khởi đầu mới của doanh nghiệp. Không chỉ vậy, đây cũng là dịp để doanh nghiệp tạo dấu ấn với các khách hàng.

Sự kiện khai trương viện thẩm mỹ God

Và không phải đơn vị tổ chức nào cũng có kinh nghiệm và đáp ứng đủ các tiêu chí này. AZparty với hơn 7 năm hoạt động trong lĩnh vực tổ chức các sự kiện khai trương, ra mắt, khánh thành với các đối tác, doanh nghiệp có quy mô lớn như Intersnack, ngân hàng Bắc Á, Samsung… Chúng tôi tự tin sẽ là đơn vị chuyên nghiệp đáp ứng đầy đủ những yêu cầu của bạn.

AZparty sẽ giúp bạn tìm ý tưởng, lập kế hoạch và xây dựng kịch bản khai trương một cách cụ thể và chi tiết nhất. Giúp mang lại cho bạn một sự kiện khai trương, ra mắt thành công và hiệu quả cao. Ngoài ra, AZparty còn cung cấp các hạng mục trang trí sự kiện từ A đến Z như trang trí khu vực bên ngoài và bên trong của sự kiện với các hạng mục như background, sân khấu, khu vực ghế ngồi cho các khách mời…

AZparty còn cung cấp thêm các dịch vụ như múa lân khai trương, MC và kịch bản MC, các nghệ sỹ biểu diễn nghệ thuật, PG đón khách, dịch vụ quay phim, chụp hình sự kiện… Hãy để lại email bên dưới hoặc liên hệ ngay với chúng tôi qua hotline: 0909.007.237 hoặc 0909.386.831 để được tư vấn trực tiếp ngay nhé!