Kinh nghiệm tổ chức sự kiện khai trương chi tiết

Tổ chức khai trương chính là một hoạt động mang ý nghĩa đặc biệt đối với các doanh nghiệp. Một khởi đầu thuận lợi và tốt đẹp sẽ giúp mang lại sự ấn tượng cũng như cảm tình của khách hàng dành cho doanh nghiệp. Về mặt tâm linh, tổ chức khai trương là một phong tục truyền thống cầu may mắn, tài lộc cho doanh nghiệp trên con đường kinh doanh tương lai. Hãy đọc bài viết chia sẻ kinh nghiệm dưới đây của AZparty để cùng tìm hiểu tổ chức khai trương cần chuẩn bị những gì nhé!

1. Tổ chức sự kiện khai trương cần quan tâm điều gì?

Để tổ chức một sự kiện khai trương hiệu quả và thành công bạn cần phải lên kế hoạch thật cẩn thận và chi tiết. Từ việc chọn ngày tổ chức, lập danh sách khách mời tham dự và lựa chọn địa điểm để tổ chức sự kiện khai trương đến việc xây dựng ý tưởng, chủ đề và chuẩn bị các hạng mục có trong sự kiện. Khi bạn nắm rõ được những thông tin này thì bạn sẽ chủ động hơn trong việc lên kế hoạch tổ chức sự kiện khai trương cho doanh nghiệp của mình.

Tổ chức khai trương là một hoạt động truyền thống có ý nghĩa quan trọng

Bài viết đọc thêm: Top 5 hạng mục trang trí khai trương quan trọng bạn nên biết

1.1. Xác định ngân sách tổ chức khai trương

Điều đầu tiên chính là xác định ngân sách tổ chức sự kiện khai trương. Khi nắm được ngân sách và kinh phí đầu tư thì bạn mới có thể lựa chọn địa điểm cũng như quyết định quy mô tổ chức phù hợp.

Việc xác định ngân sách tổ chức khai trương là điều quan trọng cần làm

1.2. Lựa chọn thời gian tổ chức sự kiện khai trương phù hợp

Việc tiếp theo mà doanh nghiệp cần làm đó là lựa chọn thời gian tổ chức khai trương. Theo truyền thống người Việt Nam, khi bạn muốn làm một việc gì đó mang ý nghĩa trọng đại thì phải chọn ngày và giờ hoàng đạo phù hợp. Tổ chức khai trương cũng là một trong những hoạt động mang ý nghĩa quan trọng đối vói doanh nghiệp nên việc lựa chọn thời gian tổ chức cũng phải được xem xét kỹ lưỡng.

1.3. Lập danh sách xác định số lượng khách mời

Sau khi đã xác định xong ngân sách và thời gian thì việc bạn cần làm tiếp theo đó chính là ước lượng chính xác số lượng khách mời tham dự sự kiện khai trương. Chỉ khi bạn xác định được số lượng khách mời thì bạn mới có thể lựa chọn địa điểm để tổ chức sự kiện khai trương phù hợp.

Lập danh sách khách mời giúp bạn dễ dàng trong việc lựa chọn địa điểm tổ chức

1.4. Quyết định địa điểm tổ chức sự kiện khai trương

Đối với các cửa hàng, showroom có quy mô nhỏ sẽ tổ chức sự kiện khai trương tại địa điểm. Đối với các doanh nghiệp có quy mô lớn thì có thể lựa chọn địa điểm tổ chức khai trương ở những nơi có không gian rộng lớn hơn. Địa điểm tổ chức sự kiện khai trương sẽ phụ thuộc vào quy mô của sự kiện.

2. Quy trình tổ chức sự kiện khai trương

2.1. Lên ý tưởng, xây dựng chủ đề cho sự kiện khai trương

Khi bạn muốn tổ chức bất cứ một sự kiện nào bạn cũng cần lựa chọn concept và xây dựng chủ đề chính cho sự kiện đó. Tổ chức sự kiện khai trương cũng giống như vậy. Bạn cần xác định được những thông điệp mà doanh nghiệp muốn gửi gắm, truyền tải đến khách hàng trong ngày khai trương là gì. Sự kiện khai trương sẽ hiệu quả và thành công nếu ý tưởng được tổ chức, xây dựng bài bản và kỹ càng. Tạo ấn tượng tốt và thu hút sự chú ý của các khách mời.

2.2. Lập kế hoạch cho việc tổ chức sự kiện khai trương

Để tổ chức một sự kiện khai trương thành công thì bạn phải chuẩn bị kế hoạch chi tiết, cụ thể và rõ ràng. Để lập được bản kế hoạch thì bạn cần phải nắm rõ kinh phí đầu tư mà doanh nghiệp bạn bỏ ra cho việc tổ chức khai trương. Sau đó từng bước xây dựng một bản kế hoạch sự kiện khai trương chính xác nhất. Điều này giúp đảm bảo mọi thứ trong sự kiện khai trương được diễn ra đúng như kế hoạch và hạn chế các sai sót không đáng có.

Xây dựng một kế hoạch cụ thể và chi tiết giúp bạn dễ dàng tổ chức và điều phối sự kiện hơn

2.3. Chuẩn bị các hạng mục cho sự kiện khai trương

Để tổ chức sự kiện khai trương hiệu quả và thành công thì bạn cần chia các hạng mục sự kiện theo 3 nhóm:

• Hạng mục trang trí khai trương: hạng mục này gồm việc trang trí các background, set up sân khấu, thiết kế cổng chào, các phụ kiện trang trí khác như bóng bay, hoa tươi, băng rôn khai trương…
• Hạng mục dịch vụ khai trương: hàng mục này bao gồm dịch vụ múa lân khai trương, dịch vụ cắt băng khai trương, các chương trình nghệ thuật biểu diễn góp phần làm tăng tính hấp dẫn của sự kiện.
• Hạng mục nhân sự sự kiện: dựa vào quy mô tổ chức sự kiện khai trương mà bạn sắp xếp và phân bố nhân sự cho phù hợp. Bạn có thể tìm các đơn vị cung cấp PG, MC chương trình, các nghệ sỹ biểu diễn nghệ thuật… để chuẩn bị nhân sự đầy đủ để phục vụ cho sự kiện.

Múa lân là một hình thức truyền thống trong các buổi lễ khai trương

Tìm hiểu thêm: Ý nghĩa của phong tục múa lân khai trương

3. Chi phí tổ chức sự kiện khai trương cho doanh nghiệp

Chi phí để tổ chức sự kiện khai trương sẽ tùy thuộc vào quy mô, từng hạng mục, các trang thiết bị. Chi phí có thể từ vài triệu đến hàng chục, hàng trăm triệu tùy vào nhu cầu và mức độ mong muốn của doanh nghiệp. Để có thể tổ chức sự kiện khai trương thành công thì doanh nghiệp có thể lựa chọn các đơn vị tổ chức khai trương chuyên nghiệp và trọn gói. Như vậy sẽ giúp tiết kiệm được chi phí và thời gian tổ chức.

4. Dịch vụ tổ chức sự kiện khai trương trọn gói và chuyên nghiệp cho các cửa hàng, văn phòng và công ty của AZparty

Với hơn 7 năm hoạt động và phát triển trong lĩnh vực tổ chức các sự kiện khai trương cho các cửa hàng, văn phòng và các đối tác doanh nghiệp lớn. AZparty tự tin sẽ là đơn vị hợp tác tuyệt vời trong việc tổ chức các sự kiện khai trương. Khi lựa chọn dịch vụ của AZparty, chúng tôi sẽ giúp bạn từng bước cụ thể và chi tiết từ việc tìm kiếm ý tưởng, chủ đề đến việc lập kế hoạch và tiến hành thi công sự kiện.

Sự kiện khai trương, ra mắt nhà máy mới của Intersnack do AZparty tổ chức

Ngoài ra, AZparty còn là một trong những đơn vị đứng đầu trong việc cung cấp các dịch vụ hỗ trợ sự kiện như múa lân khai trương, MC chương trình, PG sự kiện… với chi phí hợp lí và chất lượng tuyệt vời. Hãy để lại email bên dưới hoặc liên hệ ngay cho chúng tôi qua hotline: 0909.007.237 hoặc 0909.386.831 để được tư vấn ngay nhé!